Kamis, 20 Januari 2011

Microsoft Access 2007



Database adalah kumpulan informasi yang disusun berdasarkan cara tertentu dan merupakan suatu kesatuan yang utuh. Salah satu jenis database yang masih sering dipakai adalah MS. Access. Produk ini merupakan anggota dari keluarga aplikasi MS. Office (MS. Word, Excel, dan Power Point). MS Access menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC.
Data pada database disimpan dalam record-record sesuai dengan field-field yang telah dibuat dalam tabel. Field-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui bagaimana agar data tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Tipe data yang ada pada Access a.l :

- Text
Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Range data sampai 255 karakter ke field dengan tipe data ini.
- Memo
Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter. Tipe data text lebih sering dugunakan karena memo tidak bisa diurutkan atau diindeks.
- Number
Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk perhitungan matematis.
- Date / Time
Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu.
- Currency
Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi, Anda juga bisa menyertakan data numeric dalam perhitungan yang memerlukan satu sampai empat angka desimal.
- Auto Number
Ini adalah angka yang secara otomatis akan terurut atau angka acak yang ditetapkan Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke sebuah tabel. Field AutoNumber tidak bisa diedit. Oleh karena itu jenis data ini digunakan untuk field yang harus unik, artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini.
- Yes / No
Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. Data ini digunakan untuk field yang hanya mempunyai dua nilai. Misalnya, sebuah tabel yang berisi informasi mengenai karyawan bisa menggunakan tipe data ini untuk field status perkawinan di mana hanya memiliki dua nilai yaitu Ya atau Tidak.

- OLE Object
Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan dalam tabel Karyawan.
- Hyperlink
Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink digunakan untuk menyimpan pointer ke sebuah situs web atau path ke sebuah file di harddisk. Bila Anda mengklik sebuah hyperlink, Microsoft Access akan mencoba membuka file tersebut dalam aplikasi asli file yang bersangkutan.
- Lookup Wizard

Bila Anda menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, Anda bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam sebuah kotak daftar atau kotak combo.

Seorang Sekretaris Yang Profesional




Sekretaris berasal dari kata secretum(bahasa latin)yang artinya rahasia.Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.Sehingga salah satu tugas sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan.Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Jadi sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan.
Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan mudah.Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal.
Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor.Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya.Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan.Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat.
Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu
1. Sekretaris Pribadi(SEKPRI)
yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah.
Contoh: Sekretaris Direktur.Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris Menteri.
2. Sekretaris Eksekutif/Sekretaris Umum
yaitu sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah.
Contoh : Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral. Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan    tugas-tugas kantor,misalnya,surat menyurat, menelpon, mengetik,mengoperasikan computer,kearsipan,korespondensi,dsg.
Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:
1.Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.
2.Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.
3.Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.
Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.
Tugas untuk kerjasama
A.Kerjasama dengan dunia luar.
sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.
B.Kerjasama di bidang Organisasi.
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.
Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:
1.Dictation.Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte
meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
2.Kalender Atasan.Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.
3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan
dinas pimpinan.
4.Penampilan Kantor. Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien.sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng
berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
5.Menjaga Pintu.Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.
6.Pekerjaan Rutin.Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan.
7.Laporan.dalam membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi.
8.Rapat.
Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk
memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat.
9.Pengarsipan.Yaitu
penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.